Обмен документами – это важная часть любого бизнеса. И это касается не только сотрудничества с партнерами, но и организации работы внутри компании. Упростить обработку документов и снизить нагрузку на сотрудников позволяет ЭДО (электронный документооборот).
Особенности
С бумажными документами возникает ряд проблем:
- Несоблюдение сроков обработки документов, что приводит к задержкам в выполнении задач;
- Сложности в коммуникациях между подразделениями, из-за которых процесс согласования документов затягивается;
- Риск утраты важных бумаг, что может негативно сказаться на рабочих процессах;
- Сложности при поиске документах в архивных хранилищах.
ЭДО позволяет решить разные проблемы в работе с документами. Подробнее об этом можно узнать на https://a2b.su/modules/sed/.
Возможность сократить расходы компании
Как в крупных корпорациях, так и в небольших фирмах, расходы на бумагу, канцтовары, печатную продукцию, услуги курьеров и почтовую доставку, а также на организацию архивного хранения могут быть значительными. Электронный документооборот полностью устраняет эти затраты: документы не требуют печати или физической пересылки, а их хранение осуществляется в централизованной цифровой системе. Тем более, что цена системы электронного документооборота невысокая.
Ускорение бизнес-процессов
В традиционной системе обработки документов огромное количество времени уходит на бумажную работу: печать, подписание, сканирование, отправка и архивирование. ЭДО позволяет полностью устранить эти этапы, заменяя их на автоматизированные. Например, поставить подпись на документы можно нажатием одной кнопки.
Прозрачность документооборота
В большинстве программ каждый документ имеет четко отображаемый статус, что позволяет держать дедлайны под контролем. Все
действия с файлами записываются в специальный журнал, благодаря чему легко проследить весь процесс согласования и подписания, а также точно узнать момент получения документа контрагентом. Такой уровень прозрачности упрощает бизнес-процессы, снижает интерес со стороны проверяющих органов и минимизирует частоту контрольных проверок.
Безопасность данных
Все документы, которые передает компания, защищаются специальным шифрованием. За счет этого посторонние лица не могут «перехватить» их. Также есть возможность открывать и закрывать доступ к файлам для некоторых сотрудников или отделов. Документы не потеряются даже в случае сбоя в работе программного обеспечения. Большинство программ хранят копии документов на нескольких серверах.
Итак, ЭДО позволяет оптимизировать бизнес-процессы и сделать работу с документами быстрой и удобной.
